准备在2027年向欧盟市场交付机械，能否把随设备提供的纸质说明书改成一个二维码？《欧盟机械法规》（EU）2023/1230允许数字形式，但二维码只是入口。制造商还须让文件对应正确型号、可打印下载并保存到电子设备，在故障时仍能查阅；某些纸质交付义务也继续保留。对出口商和整线集成商，真正需要设计的是一套能长期交付、读取和维护说明文件的机制。
该法规于2023年通过，主要规则从2027年1月20日适用，本文是实施前准备解读，并非11月新发布法规。核对依据为EUR-Lex截至2026年7月27日的合并文本及欧盟委员会机械专题页面，检索截止为2026年11月2日。本文集中讨论使用说明和装配说明，不把数字交付等同于整机已经完成全部合格评定。
先分清交付对象：使用说明与装配说明不是同一份文件
第10条第7款适用于机械及相关产品制造商，要求产品随附使用说明及附件III要求的信息。第11条第7款则面向“部分完成机械”（partly completed machinery），要求随附附件XI规定的装配说明。前者服务于设备使用，后者服务于把该产品装入最终机械的人。把本应提供的装配条件换成一份普通产品宣传册，不能完成后者的交付任务。
这一区别不能仅按买方称其为“整机”还是“零部件”决定。例如，一个需要再装入生产线、完成特定集成后才能实现应用的装置，是否属于部分完成机械，应结合产品实际功能和法规范围判断。制造商与集成方宜先确认产品身份，再确定提供使用说明还是装配说明、由谁完成最终机械说明。文件名称和交付对象应当跟随产品法律身份，而不是反过来决定身份。
声明文件也要分开。第10条第8款对应欧盟符合性声明；第11条第8款对应欧盟并入声明。法规允许按相应条款在说明文件中提供可访问声明的网址或机器可读代码，但不能用并入声明替代最终机械的符合性声明，也不能用一个说明书下载入口代替全部声明责任。
数字形式的三个条件：找到、保存、长期访问
第10条第7款要求使用说明及信息清楚描述对应产品型号。采用数字形式时，应在机械或相关产品上标明如何访问；做不到时，才改在包装或随附文件上标明。因此，“公司官网上有说明书栏目”与“用户知道本机对应哪份文件”之间，仍有实际交付距离。
第二个条件是文件形式允许打印、下载和保存到电子设备，使用户随时可读，尤其在机械故障时可读。说明嵌入设备软件的，仍须满足这一条件。只有联网才能浏览的动态页面，或只能在设备正常开机后进入的帮助界面，都不能仅凭“屏幕上能够显示”证明交付已经充分。
第三个条件是在线可用期限。机械及相关产品的数字使用说明，要在产品预期寿命期间保持在线可访问，且从投放市场后算至少10年。10年是下限，不是所有设备统一可以停服的日期。如果某型号预期使用更久，不能仅因十年已到就直接撤掉说明文件。
为落实这些要求，企业可以把机型、配置和语言版本关联到稳定地址，并保留已经交付的版本；网址迁移时验证原入口是否仍能找到相应文件。这是交付设计建议，法规没有逐项规定必须使用序列号数据库、特定PDF模板或某款文档平台。验收的重点应是用户是否获得正确、可保存且持续可用的信息。
纸质文件仍有两条不同触发路径
第一条是购买时提出请求。用户在购买时要求纸质使用说明，制造商须在一个月内免费提供。这一规定不能改写成“所有用户任何时候提出都按同一期限”，也不能以企业选择数字交付为由拒绝法规规定的购时请求。企业宜在订单及交付记录中留下请求日期和处理记录，让销售与售后能识别这一时点。
第二条与使用者类型有关。机械或相关产品面向非专业用户，或者虽非面向他们、但在合理可预见条件下可能由非专业用户使用时，制造商须以纸质形式提供投入使用及安全使用所必需的安全信息。它不以用户先提出纸质请求为前提，也不等于必须无差别打印所有技术资料。
假设一家企业向欧盟工业客户交付一台包装设备：客户在购买时要求纸质说明，销售不能仅发送二维码后结单，还需安排一个月内免费提供。另一款设备虽然标注为商用，但预期使用环境中可能由非专业人员操作，则应根据实际用途和合理可预见使用条件判断所需纸质安全信息，不能只凭“工业产品”四个字排除这项要求。以上为说明条件差异的假设场景，不是对具体机型的合规认定。
部分完成机械：同样要可保存，在线期限条文不同
第11条第7款允许装配说明以数字形式提供，也要求在产品上标明访问方法，做不到时可在包装或随附文件上标明；文件须可打印、下载、保存，并在故障时仍可读取。但该款的在线期限明确为投放市场后至少10年，没有使用第10条第7款中的“预期寿命期间”表述。两者不能用一行统一期限覆盖。
纸质请求主体也相应变化：把部分完成机械装入最终机械的人，在购买时要求纸质装配说明，制造商须在一个月内免费提供。装配说明语言应让该集成人员易于理解，并符合相关成员国确定的语言要求；整机使用说明、安全信息则应让用户易于理解。由集成商购买、最终用户使用的供应链，需要分别确认这两类接收者，不能默认英语版在所有交付目的地都足够。
装配说明还应随产品身份继续传递给最终整机集成方。企业可在模块交付清单中区分装配说明、并入声明及接口条件，再由最终机械责任方形成面向用户的使用说明。它解决的是装配信息到最终操作信息的衔接，不意味着所有模块文件原样合并后就自然成为合格整机说明书。
跨越2027年时点的订单，要验证实际投放与交付方案
欧盟委员会机械专题页面明确，2027年1月20日前投放欧盟市场的机械仍须符合现行2006/42/EC指令。第52条也保留此前依指令合规投放市场产品继续提供的过渡安排。因此，不能只按签约年份判断适用规则，也不应把新法规的适用日表述成“此前数字说明一律禁止”。提前采用何种交付方式，仍须结合现行指令及其适用指导核对。
对于预计在2027年主要规则适用后投放市场或投入使用的设备，建议在出厂交付前做一次真实读取检查：从设备上的访问标识进入，确认型号、配置和语言；将文件下载到独立终端，再断开设备与网络尝试查阅；核对购时纸质请求及必要安全信息是否已安排。这个测试不代替整机合格评定，却能发现“链接存在但故障时拿不到文件”的交付缺口。
在线文件的维护也应有明确承接人。当产品停产、官网改版或服务商更换时，应继续满足适用期限和访问要求。企业可以把保留历史版本、迁移验证及纸质请求处理纳入文档维护职责，使数字说明真正成为随设备可用的信息，而不只是出厂当天可打开的一页网页。
评论留言
暂时没有留言！